Rol van een facilitator

Werking van de groep

(Bron: astd.org)
Bij het faciliteren van een groep collega’s met een leerdoelstelling, is het goed een aantal principes voor ogen te houden die te maken hebben met motivatie voor leren bij volwassenen.

  •     Volwassenen moeten vooraf weten waarom ze iets moeten leren.
  •     Volwassenen willen het gevoel hebben zelf keuzes en beslissingen te kunnen maken.
  •     Mensen zijn zelf de rijkste bron van ervaringen waaruit ze kunnen leren.
  •     Leren moet mensen in staat stellen om met ‘real-life’ situaties te kunnen omgaan
  •     Mensen zijn gemotiveerd om te leren als ze inzien dat het hen zal helpen in hun werk en in hun relaties met collega’s

Hieruit volgen een aantal thema’s en aandachtspunten die een facilitator moet bewaken doorheen het groepsproces.

Bewaken van het doel

Het is van groot belang om overeenstemming te vinden over het doel waarrond men in groep samenkomt (zie opstartfase). Elk individu in de groep zal een verschillende kijk hebben op het probleem. Het is aan de facilitator om doorheen het proces deze diversiteit in de groep aan te wenden, zodat de verschillende inzichten kunnen leiden tot een beter begrip en oplossing voor het gemeenschappelijke doel.
Van groot belang is de betrokkenheid van de verschillende leden van de groep in het oog te houden. Vaak nemen uitgesproken extraverte personen in de groep een groot deel van de ‘zendtijd’ in, waardoor meer introverte mensen minder worden betrokken. Dat kan tot gevolg hebben dat waardevolle inzichten verloren gaan. Het is dus aan de facilitator om zo nodig extraverte mensen respectvol af te remmen en introverte mensen expliciet uit te nodigen om inbreng te doen.

Verwachtingen managen

Bij de opstart van een Blits groep zullen er verschillende verwachtingen tegelijk leven ten opzichte van de groep; zowel binnen de groep als buiten de groep.
Binnen de groep zal elk groepslid een bepaalde verwachting koesteren. Het is belangrijk deze verwachtingen te kennen en helderheid te scheppen over welke verwachtingen wel of niet kunnen worden opgenomen in het traject.
Ook buiten de groep zullen verwachtingen leven. Zo zijn er collega’s die niet in de groep aanwezig zijn, management, …. Het is voor de facilitator belangrijk om ook deze te kennen en te delen met de groep. Regelmatige feedback over de voortgang van de groep en de manier waarop de groep voorkomt dat de uitkomst van de groep op het einde niet wordt aanvaard. De facilitator doet er goed aan om die afstemming met andere stakeholders ook in grote mate door de groep zelf te laten plaatsvinden.

Besluitvorming

In een groep die een complexe materie bespreekt is besluitvorming een belangrijke pijler voor de effectiviteit van de groep.
Er zijn twee belangrijke fasen in dit soort beslissingsprocessen:

  •     Divergeren: het verzamelen van verschillende perspectieven en mogelijke oplossingen voor het probleem
  •     Convergeren: Het selecteren van de meest waardevolle/innovatieve/haalbare oplossingen uit de veelheid van ideeën

De facilitator let er in de divergererende fase best op dat er niet te snel door wordt gegaan op één idee, maar dat er daadwerkelijk verschillende perspectieven en ideeën op tafel gebracht worden. Het risico bestaat dat de groep snel genoegen neemt met iets dat bij de start wordt geopperd en zo te snel de eerste oplossing wil gaan uitvoeren.
Even belangrijk is echter om aan te voelen en te reageren als er nog weinig nieuwe ideeën kunnen worden toegevoegd. Het risico bestaat dan dat de groep afhaakt en dat er geen gedragen beslissing uit de discussie voortkomt.
De facilitator kan gebruikmaken van vijf V’s als richtsnoer bij interventies (zie participatiewiki.be):

Verduidelijken

  •     Hoezo?
  •     Kun je een voorbeeld geven?
  •     Wat bedoel je?

Verbreden

  •     Hoe kunnen we dit nog bekijken?
  •     Zijn er nog andere invalshoeken?
  •     Met wat heeft dit nog te maken?
  •     Wat is de volgende stap?

Verdiepen

  •     Waarom is dat zo?
  •     Wat is er concreet veranderd wanneer het probleem is opgelost?

Verbinden

  •     Hoe sluit wat je nu zegt aan bij wat ... vertelde?
  •     Welke standpunten sluiten bij elkaar aan?
  •     Hoe hebben we deze bijeenkomst ervaren?

Verkorten

  •     Wat is de essentie van je idee?
  •     Wie kan dit samenvatten?
  •     Laat ons samenvatten, wie doet wat wanneer?

Om de motivatie in de groep hoog te houden is het goed om te werken met deelbeslissingen of tussentijdse resultaten. Het zal immers moeilijk zijn om meteen alle aspecten van het probleem te coveren. Daarvoor is het belangrijk in de groep afspraken te maken over welke deelaspecten belangrijk zijn en hoe die zullen worden belicht. Het is daarbij mogelijk om met subwerkgroepjes te werken of om verschillende bijeenkomsten in te richten volgens de verschillende topics. Per deelaspect kan het resultaat bekrachtigd worden in de groep. Op die manier ziet de groep de eigen vooruitgang.

Groepsinterventies

(Bron: Schein, Cummings & Worley Chapter 12)

Om de werking van een groep te begeleiden kan de facilitator verschillende soorten tussenkomsten of interventies doen. Het komt er voor een facilitator op aan om flexibel om te springen met de verschillende soorten interventies. Een facilitator kan best aandachtig blijven op de verschillende vlakken en de interventies doen die de groep niet zelf opneemt.

  1. Proces-interventies: deze zijn gericht op het functioneren van de groep en de kwaliteit van de interactie die plaatsvindt. Deze interventies kunnen gericht zijn op de mate van betrokkenheid van iedereen in de groep en op patronen in communicatie (bv. mensen onderbreken, snel over ideeën gaan, of net te snel doorgaan op het eerste idee). De facilitator zal steeds de gemeenschappelijke betrokkenheid voor ogen houden.
  2. Inhoudelijke interventies: deze zijn gericht op de inhoud waarrond de groep samenkomt. Interventies kunnen verschillende vormen aannemen. Delen van informatie kan een interventie zijn, maar ook een verdiepende vraag stellen, een tot dan toe onbelicht onderwerp aanbrengen,…
  3. Structurerende interventies: deze zijn gericht op de manier waarop de groep samenwerkt. Afspraken over vergaderritme, formele besluitvorming, en verslag horen hierbij.